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    高效办公有妙招 注重文档安全管理是基础

          随着我国电子政务、企业信息化、社会信息化的不断发展、进步,产生了海量的电子文件、文档。对于这些电子文件、电子文档的管理,逐渐成为我国实现信息化战略的主要任务。此任务不仅让企业十分重视,也成为新时期国家管理的基础性工作。党中央、国务院高度重视电子文件管理工作,中央办公厅和国务院办公厅先后印发了《电子文件管理暂行办法》《国家电子文件管理工作规划(2011—2015年)》等文件。
    而导致这种状况的原因,在于我们当前面临着前所未有的安全形势。近年来,国内外信息安全事件频发,无论国家还是企业,从未如此深切地认识到信息安全的重要性。

          信息技术、电子商务深入地与融合到企业的生产之中,信息安全问题呈现出爆发式增长的趋势。这是因为,信息安全与信息技术像一对双生子,技术的进步与应用的普及,同时就会带来越来越严重、广泛的安全问题。所以,在当今移动互联网、SDN、云计算、互联网金融等新技术和应用层出不穷的环境下,信息安全问题变得更为开放,讨论信息安全也变得更为关键和迫切。

          国内各个行业、各个领域,都在思索目前面临的安全威胁及应对措施。但是,解决问题只有不再孤立地看待安全事件,把控好信息安全的各个环节,构建协同、感知、主动的防御体系,才能应对新形势下、无处不在的安全威胁。但是,企业、政府部门究竟应该怎么做,杭谷信息数据管理专家给出了一个答案。

          对企业和政府部门而言,所谓电子信息安全,主要是指企业文件、数据等,这其中就包含企业机密、企业资产和商业机密等信息。这些文件一旦发生意外,将会带来不可估量的损失,甚至会带来毁灭性的的事故。而对于政府部门,更是严重。它们的文档如若发生事故,那么带来的危害将是覆灭的。

          所以对于资料应该是全方位保护,保证每一份文档、文件的全生命周期均受到保护,方可称为完美。杭谷信息总结,若要做到保密、安全,同时保证企业运作高效,则需做到以下几点:

          1.强制集中储存,实时备份。文件太过分散,则不好管理,而且不易于备份管理。所有将所有文件强制集中存储,并且实时进行备份,可保证文件杜绝意外丢失、损坏风险。

          2.权限管理,登陆限制。针对员工不同级别或是部门,给予对集中存储的文档的操作权限,从根本降低文件的曝光度。同时根据使用地点,限制登陆。

          3.加密存储,保护周到。集中存储的文件,在服务器中存储是进行加密存储的。如发生意外,被人抢先拷走,在其他地方是无法正常打开。保护周到,无死角。

          4.快速搜索,加快效率。文档管理系统所提供的搜索功能,应实现毫秒级别搜索。加快搜索速度,使办公更快、更方便。

          5.分享交流,系统可查看我分享的文档和分享给我的文档,方便快速查看,并且查看分享时,可对分享活动进行赞、查看、再分享等操作。

          6.文档审计,记录明确。完整的文档审计,可针对文档全生命周期进行记录。可清楚、明确的记录系统中每一份文档,被何人在何时进行过何种操作。

          7.文档标签,用户可以根据文档的知识点、特性进行标识,对企业文件库中的文档自定义标签。

          面对以上7点要求,杭云信息推出的电子文档管理系统HG VDM可完美达到。保护企业文件,同时通过高科技的协同功能,促进企业办公效率。为企业构筑安全作平台,满足企业在管理文档中的各种需求。

     

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